Etkinliklerde Kritik Başarı Faktörleri

Köşe Yazısı - 31 Mart 2007, Cumartesi
Etkinlik Yönetimi: Ali Karaağaç
Açılıştan, bayi toplantısına, lansmandan saha aktivitelerine kadar her tip etkinlik, başarıyla sonuçlandığında hem müşteri hem de etkinlik ajansı açısından mutluluk vericidir. Müşteri amacına yönelik sonuçları alır, etkinlik ajansı referansları arasına bir yenisini gururla ekler.
Etkinliğin başarısında bir çok faktör yer alır.
Bunlardan ilki etkinliğin amacının tam ve net bir şekilde belirlenmesidir. Müşterinin beklentisi ve bu beklentinin gerçekleşmesine yarayacak en doğru etkinlik tipi karşılıklı görüşmeler sonucu belirlenmelidir. Etkinliğin tipine karar verildikten sonra projelendirme aşaması başlar.
Projeyi hazırlarken ürünün ya da hizmetin içeriği, ön plana çıkarılması istenen özellikleri, verilmek istenen mesaj, davetli veya katılımcılarda uyandırılmak istenen duygu ön planda tutularak kurgulanmalıdır.
Hedef kitle iyi analiz edilmeli, beklentileri, yaşayış biçimleri, alışkanlıkları göz önünde tutulmalıdır.
Bazen teoride çok ilginç fikirler ve projeler geliştirilebilir. Ancak projeyi oluştururken dikkat edilmesi gerekenlerin başında uygulanabilirlik ve ekonomik şartlar gelir. Hazırlanan etkinlik projesi hem en üst seviyede içeriğe sahip olmalı, hem uygulanabilir ve mantıklı hem de belirlenmiş bütçe çerçevesinde olmalıdır.

Seçilen etkinlik için doğru zamanlama çok önemlidir. Yılın hangi mevsimi, hangi ayı, ayın hangi günü olması gerektiğine doğru karar verilmelidir.
Örneğin yurt genelinde çeşitli şehirler dolaşılarak yapılacak roadshow etkinlikleri için bahar aylarından başlayarak yazın yoğun olan tatil beldeleri tercih edilebilir.
Market içi aktivitelerde, alışverişin yoğun olduğu hafta sonları,
Alışveriş Merkezlerinde yapılacak tanıtım etkinliklerinde, ziyaretin daha yoğun olduğu kış ayları ve hatta hediye alışverişlerinin en yoğun olduğu 15-31 Aralık tarihleri veya 1-14 Şubat tarihleri arası tercih edilebilir.
Gerçekleştirilmesi planan bir lansmanın kritik başarı faktörlerinden biri de yüksek katılımdır. Bu yüzden lansmanın zamanlaması yapılırken aynı tarihe denk gelen özel bir başka olay olmamasına dikkat edilmelidir. Örneğin aynı tarihte gerçekleşecek ulusal bir maç, uluslararası bir davet, Papa’nın ziyareti vb.
Dış mekanlarda gerçekleştirilicek etkinliklerde mevsimsel şartlar göz önünde bulundurulmalıdır. Örneğin roadshowlarda güzergah belirlenirken, doğu illeri yaz sonuna bırakılmaması, açılışlarda eğer iç mekan alternatifi yoksa etkinliğin Ekim ayına bırakılarak risk alınmaması gibi.

Yine gözönüne alınması gereken faktörlerden biri de doğru yer seçimidir.
Bir lansman, bayi toplantısı veya özel davet için yer belirlerken, ulaşım olanakları, otopark, mekanın büyüklüğü ısıtma ya da soğutma şartları değerlendirilmelidir.
Satış pazarlama aktivitelerinde nokta belirlerken hedef kitle analizi yapılmalı ve etkinliğin amacına en uygun noktalar seçilmelidir.
Roadshowlarda şehirler belirlenirken, iki şehir arasındaki mesafe, gidilecek noktada uygulanacak olan montaj ve demontaj süreleri hesaplanarak güzergah oluşturulmalıdır.
Etkinlik öncesi mutlaka belirlenen noktaların keşifleri yapılmalı, etkinliğin gerçekleştirileceği yerler önceden görülmeli, uygunluğu araştırılmalı, yerel yönetimlerce verilmesi gereken izinler yine etkinlik başlamadan önce alınmalıdır. Bunun için etkinlik ajansı tarafından saha deneyimi olan ekipler kullanılmalıdır.

Etkinlik tipi, doğru yer ve zaman seçerken, rakip markaların iletişim faaliyetlerini incelemeyi de unutmamalı.

Marka büyük olabilir, çok büyük yatırımlar yapılmış, ürün ya da hizmetler için büyük emekler harcanmış olabilir. Ancak unutulmamalıdır ki müşteri markayı satış pazarlama etkinliklerinde görev alan, karşısında gördüğü tanıtım elemanı ile değerlendirecektir.
Tıpkı bir restoranda olduğu gibi, en iyi malzeme kullanılıyor, en iyi aşçılar çalışıyor olsun, en güzel dekorasyon yapılmış ve en temiz mutfağa sahip olsunlar. Masanıza servis veren garson eğer size kaba davranırsa, oraya bir daha gitmek istemeyebilirsiniz. Bu yüzden etkinliklerde görev yapan geçici personelin (host, hostes, promotor vb. ), neyi temsil ettiğinin bilincinde olması çok önemlidir.
Bazı etkinliklerde salt görüntüleri ya da diksiyonları önemlidir, bazılarında teknolojiye yatkınlıkları, eğitim düzeyleri. Etkinlik ajansı etkinliğin tipine göre en uygun geçici personeli çalıştırmalı ve organizasyon öncesi mutlaka eğitim düzenlemelidir.
Eğitimlerde, etkinlikte verilmek istenen mesaj, tanıtılacak ürün ya da hizmet ve davranış biçimleri anlatılmalı, bu sayede tam donanımlı olmaları sağlanmalıdır.
Sahada görev yapan tanıtım elemanları, markanın müşteri karşısındaki temsilcisidir.

Etkinliğin her aşaması, etkinliği yöneten firma tarafından planlanmalı,
projenin akışı düzenlenmeli, her uygulamanın takibi ve provaları yapılmalıdır.
Etkinlik ajansı ya da organizasyon firması hizmet verdiği etkinlik tipi ile ilgili önceki deneyimlerinden yola çıkarak öngörülü ve zamanındalığın hayati önem taşıdığının bilincinde olmalı.
Doğabilecek sorunları önceden tahmin ederek gerekli önlemleri almış ve B planlarına sahip olmalı, soğukkanlı bir yönetim sergilemelidir.

İyi bir etkinlik yönetimi firması
"Evdeki hesabı, çarşıya uydurabilmelidir"

61452 kez okunmuş Ali Karaağaç

Yorumlar

SELİM GÜNEŞ   16 Nisan 2007, Pazartesi

Merhabalar,tüm süreçleri oldukça iyi özetlemişsiniz.Sanırım ana fikri "İNSAN FAKTÖRÜ" nün kontrolü....

Emre   17 Temmuz 2008, Perşembe

Teşekkür ediyorum.Harika bilgiler bunlar.Belki çok basit diyen olabilir ama basiti zorlar düşünebilir.Saygılar..
Yorum yapabilmek için üye girişi yapmış olmalısınız.