Organizasyon Firması Olmak...

Köşe Yazısı - 8 Temmuz 2006, Cumartesi
Etkinlik Yönetimi: Ali Karaağaç
Organizasyon firmaları ve sektördeki konumları üzerine;

Nedir organizasyon firması? Neler yapar ?

Sektörel açıdan baktığınızda, kafaları karıştıran, yerli yerine bir türlü oturmamış bir kavram, organizasyon kavramı.
Çünkü marangozluk, aşçılık, mimarlık gibi geçmişten bu güne sürdürülen mesleklerden değil. Organizasyon adı altında firma kurmanın tarihi öyle çok eskilere dayanmıyor.

Sözlük anlamıyla organize eder, bir araya getirir, düzenler.
Bu bir kişisel etkinlik olabileceği gibi (Doğum günü kutlaması vb), Kurumsal bir etkinlikte olabilir. (Lansman, Bayi toplantısı vb)

Sektörümüzü incelediğimizde büyük çoğumuzun aynı başlıklarla, aynı işleri ya daha hesaplı ya daha güzel ya da daha çok yaptığını belirten söylemlerini görüyoruz.
Tek tek incelediğimizde asıl çıkış noktalarının farklı farklı olduğu dikkat çekiyor.
Örneğin;
X organizasyon firması aslında bir müzik gurubu ama süslemeden hostes teminine, havai fişek gösterisinden tekne turuna kadar her şeyi yaptığını ifade ediyor.
Y organizasyon firması da aynı şeyleri yaptığını iddia ediyor fakat odağında animatörlük yatıyor.
Daha da çeşitlendirmek mümkün. Bir catering firması aslında sadece ikram hizmeti sunup, adının ardına Davet Organizasyon titrini eklerken, sadece sandalye giydiren, masa süsleyen biri de kendini organizasyon firması olarak adlandırıyor.
Hazırladıkları kataloglarda ve web sitelerinde Organizasyon adına yapılabilecek ne kadar hizmet varsa sıralıyor.

Yani branşlar mı oluştu? Bu yanlış mı?

Tabi hiç birini yargılamamak lazım. Kavram o kadar geniş ki. Ne yazsın Organizasyon yazmasın da?

Önemli olan nokta algılamada;
Kendilerini organizasyon firması olarak adlandıran bu firmalar çoğuna göre iş, olması gerekenin aksine organizasyon başlamadan önce bitiyor.
Bir süsleme firması lansmanın ya da doğum gününün yapılacağı mekanı süsleyip işini bitirdikten sonra ya da şişme oyuncak sağlayan firma malzemesini kurduktan sonra organizasyon başlıyor ya da havai fişek atacak firmanın elemanları, organizasyon alanının tamamen dışında, atışın gerçekleşeceği dakikaya kadar tüm olup bitenlerden uzak bekliyor, atışını gerçekleştiriyor ve mekandan ayrılıyor. İkram hizmetini veren firmanın yetkilileri sadece yiyecek içecek servisine odaklanıyor. Zaten asli görevleri ve taahhütleri bu.

Yani büyük çoğunluğu isimlerinin ardına ekledikleri Organizasyon kelimesinin karşılığını verecek bir çalışma yapmıyor. Sorun algıda, müşterinin beklentisinde.
Çünkü yiyecek içecek, ikram hizmeti veren Catering firmasıdır,
sandalye süsleyen, balon uygulayan dekorasyon firması, animatör sağlayan animasyon firması, pyroteknik efektler yapan da havai fişek firmasıdır. Organizasyon firması değil.
Ve yine yukarıda belirttiğimiz asli işleri dışında bir görüntü yaratan, organizasyon firmaları müşteriler tarafından da yanlış şekilde algılanıyor. Zaman zaman PR ya da iletişim şirketleri yerine konuyorlar.

Bir “organizasyon” firması çizelim

Organizasyon firması, organize edendir, neyi nereden ne şekilde sağlayacağını bilen, sorun çözme yetisine sahip, çeşitli unsurları bir araya getiren, düzen içinde uyumla işlemelerini sağlayandır.
Organizasyon firması tedarikçidir.
Olması gereken, PR firmalarının hazırladıkları projelerin, planlanan şekilde hayata geçirilmesini sağlamaktır.
Bazen firmalar, dışardan desteğe gerek kalmaksızın, kendi içlerinde halkla ilişkiler departmanlarına hazırlattıkları projeleri direkt organizasyon firması aracılığıyla hayata geçirir, bazen de standartlaşmış uygulamalar için konsept uygulatabilirler.

Organizasyon firması bazen kendi belirlediği konsepti, bazen de 3. şahısların hazırladığı projeleri organize eder ki bu, organizasyon tarihinden önce başlayıp bitirilen uygulamalardan, organizasyonun raporunun sunulduğu ana kadar uzanan bir süreçtir.

Gerek kişisel gerekse kurumsal bakıldığında yapılacak bir etkinlik (event) varsa organizasyon firmasına da ihtiyaç olacağı şüphesizdir. Hatta gerekli bir profesyonel bakış açısıdır.

Organizasyon Firması tanımında, üzerinde durulması gereken önemli bir nokta da, müşterilerin yanlış değerlendirmesidir.
Yani bir aranjörün düzenleyeceği şarkının sözlerini kendisinin yazması gerekmez, bir çiçekçi, aranjman hazırlarken kullandığı çiçekleri kendi bahçesinde yetiştirmez. Bu sebeple “Nasıl yani, Mehter Takımı’nı başkasından mı alıyorsunuz?” gibi sorular sorulmamalıdır.
Bununla birlikte, uzun yıllar bu sektörde faaliyet gösteren bir organizasyon firması iseniz, o zaman müşterilerin ihtiyaçları ve yönlendirmeleriyle zaten ürün ve malzeme stokuna sahip oluyorsunuz.

Kişi ya da kurumlar kendi işlerini kendileri organize edemez mi?

Elbette edebilir, Hiç bir organizasyon firmasının aksine bir iddiası olamaz.
Sonuçta bir elektronik devre tasarlamıyoruz.
Burada önemli olan
* Bunun için ayıracağım zaman asli işimde ne kadar kayıplara neden olur?
* Buna değer mi?
* Onlarca kalem hizmet ya da ürünü nerede nasıl ne şartlarda bulabileceğimi gerçekten biliyor muyum?
* Dahası bunları bulduktan sonra, nasıl bir akış planı içinde çalışmalarını sağlayacağımı biliyor muyum?

Düşünsenize her mevkide en iyi olan futbolcuları alarak bir futbol takımı oluşturdunuz.
Teknik direktörsüz ne yapabilir bu takım? Ya da tecrübesiz bir teknik direktörle ne yapabilir?
Veya dünyanın en iyi keman virtiözünü, piyanistini, müzisyenlerini bir araya getirip bir orkestra kurdunuz.
Orkestra şefi olmadan nasıl bir müzik çıkar ortaya?

Doğrusu nedir?

Organizasyon firmaları yukarıda da belirttiğim gibi organize eder, yönetir.
Müşterinin bütçesi ne ise o bütçeyi en rafine şekilde yöneterek organize eder. Gerektiğinde konsept belirler ya da belirlenen konsepte uygunluğu sağlar, öneriler sunar, detaylar bilir.
Geçmişten gelen birikimlerle çeşitli çizgide alt tedarikçiler tanır.
Organizasyon firmasının da bir çok hizmeti veya ürünü dışarıdan alması kadar doğal bir şey yoktur.
Doğal olmayan bir organizasyondaki her işi kendi bünyesinde yaptığını iddia etmektir.

13175 kez okunmuş Ali Karaağaç

Yorumlar

DAMLA DİKEN   10 Şubat 2008, Pazar

Ancak bu kadar güzel anlatılabilinirdi. 5 yaşındaki oğluma organizatörüm diyemiyorum.
Sizinde belirtiğiniz gibi tesisatçıda ,elma şekerci,niyetçi,dekorasyoncuda,havai fişek firmasıda organizatörüm diyor. Tüm bu saydığım firmaları ve daha bir çoğunu koordine ederek bir araya getirip lansmanlarım, festivallerim vb aktivitelerim de kullanıyorum .Peki ben ne iş yapıyorum demeliyim oğluma :) sevgi ile hoş ve esen kalın . Gönlünüze sağlık...
Yorum yapabilmek için üye girişi yapmış olmalısınız.